Warum ich mich der Digitalisierung der Buchhaltung verschrieben habe

In diesem ersten Beitrag erfahren Sie, warum ich mich der Digitalisierung der Buchhaltung verschrieben habe und warum Jungunternehmen wie auch etablierte Unternehmen von diesem Weg profitieren können.

Digitalisierung ist in aller Munde und ich komme nicht umhin, auch meine Ansicht kund zu tun. Spätestens seit dem Lockdown sind auch die letzten von uns damit in Berührung gekommen. Vielleicht wurde der/dem einen oder anderen sogar die Angst und der letzte Zweifel genommen, mit den neuen Technologien zu arbeiten.

Als Treuhänderin bin ich im beruflichen Alltag auf Computer und Software angewiesen. So begleiten mich die Themen Software, Technologie und Digitalisierung seit nun über 10 Jahren. Ich habe grossen Spass an neuen Tools, die mir die Arbeit erleichtern. Welche Vorteile dies meinen Kunden bringt, möchte ich hier in regelmässigen Abständen anhand konkreter Beispiele aus meinem Berufsalltag zeigen. Diese Beispiele sollen Ihnen Möglichkeiten aufzeigen und Ideen geben, wie Sie diese Tools für sich nutzen können.


Der Sprung ins kalte Wasser

Ich erinnere mich noch an die erste Kundenbuchhaltung, die ich führen durfte. Ich war mitten im Studium der Betriebsökonomie, als sich mein Bruder selbstständig machte. «Du studierst ja was mit Zahlen» – meine er locker – «da kannst du doch meine Buchführung übernehmen». Ja, das konnte ich – theoretisch zumindest. Praktisch wusste ich noch nicht so recht, was ich mir da eingebrockt hatte. Er brachte mir regelmässig Stapel an Unterlagen, welche ich irgendwie verarbeiten sollte, um schliesslich einen Jahresabschluss zu erstellen.

Doch wie geht Buchhaltung praktisch? Im wahrsten Sinne des Wortes: man führt Tagebuch, in welches alle Einnahmen und Ausgaben laufend eingetragen werden. Am Ende des Jahres fasst man gleichartige Einnahmen und gleichartige Ausgaben jeweils in Gruppen zusammen, zieht die Ausgaben von den Einnahmen ab und hofft darauf, einen Gewinn zu präsentieren.

Das hörte sich unglaublich umständlich und langwierig an, obschon in dieser knackig kurzen Erklärung ein paar grundlegende Informationen zu Vermögen, Fremd- und Eigenkapital fehlen. Ein physisches Buch würde ich auf keinen Fall führen, nicht einmal für meinen eigenen Bruder, das war klar!

Eine Alternative musste her und so kam ich mit Banana in Berührung. So simpel der Name so simpel auch die einfache Buchhaltungssoftware aus dem schönen Tessin. In dem Excel-basierten Tool konnte ich alle Einnahmen und Ausgaben systematisch erfassen, die restlichen Arbeiten übernahm die Software. Ich war im siebten Himmel.

Ich war so lange im siebten Himmel, bis ich meine erste Anstellung als Treuhänderin antrat. Die Software, die mir dort zur Verfügung stand, liess das leuchtende Banana ganz schnell grau aussehen. Plötzlich hatte ich ein Tool mit unendlichen vielen unterstützenden Funktionen und Automatismen zur Hand, welches ich nach und nach ergründen durfte und mir unendlich Freude bereitete, damit zu arbeiten. Denn: je stärker ein Unternehmen wächst, desto umfangreicher wird die Buchhaltung. Die neue Software half mir dabei, diese Arbeiten effizient und teilweise auch automatisiert zu erledigen.


Das papierlose Büro und aussagekräftige Auswertungen werden zur Mission

Eine gute Buchhaltungssoftware war nur der Anfang. Es war gerade die Zeit, als das papierlose Büro in aller Munde war. Mein damaliger Arbeitsplatz war aber alles andere als papierlos. Ich war schockiert über die Mengen an Papier, welche uns die Kunden regelmässig vorbeibrachten. Aber auch über die unglaublichen Papierberge, die wir selbst produzierten. Ausgedruckte E-Mails und das Archiv – man beachte die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren – gaben mir den Rest. Mein grün angehauchtes Herz weinte.

All diese Dokumente wurden doch auf einem Rechner erstellt und anschliessend ausgedruckt. An einer anderen Stelle wurden die Informationen vom Papier in ein Computerprogramm manuell übertragen. Das Papier wurde aufbewahrt. Das ist der reinste Wahnsinn und wurde zu meiner Mission:

  • Alle administrativen Arbeiten soweit wie nur irgendwie möglich zu digitalisieren,
  • zu automatisieren und
  • Medienbrüche auf ein absolutes Minimum zu reduzieren,
  • um unnötige Kosten (externe Buchführung, Papier, Ablageordner, Porto, Archiv, etc.) maximal zu senken,
  • freie Kapazitäten für die wirklich wichtigen Tätigkeiten einer Unternehmerin / eines Unternehmers zu schaffen und
  • nebenbei auch die Umwelt so gut es geht zu entlasten.


Doch alle tollen Buchhaltungsprogramme und papierlosen Büros sind nur so nützlich, wie sie brauchbare Schlussfolgerungen aus den ausgespuckten Daten zulassen. Was das bedeuten soll? Ein Unternehmen ist nur so erfolgreich, wie es vernünftig mit den verfügbaren Mitteln wirtschaften kann.

Nur wenn die Entscheidungsträger*innen eines Unternehmens zeitnah wissen, woher das Geld reinkommt und wofür es ausgegeben wird, können sie nachhaltige Entscheidungen für die Zukunft treffen. Und je präziser diese Daten sind, desto präziser können die Stellschrauben gestellt werden. Die Digitalisierung der administrativen Abläufe eines Unternehmens ist zusammen mit der zeitnahen Erfassung dieser Abläufe also nur der erste Schritt hin zu einer gesunden und vernünftigen Entscheidungsbasis.


Die ausgelagerte Buchhaltung liegt in meinem eigenen Einflussbereich und die entsprechenden Kosten sind besonders für Jungunternehmen eine Herausforderung. Auch bei etablierten Unternehmen spielen sie eine Rolle, vielleicht aber mit einer geringeren Dringlichkeit. Auf diesen Teilbereich werde ich mich in meinen Beiträgen vorerst konzentrieren.

Wie eine Balance zwischen Senkung externer Buchhaltungskosten und Fokus auf die Kernaufgaben konkret hergestellt werden kann, erfahren Sie im nächsten Beitrag.


Lassen Sie mich in den Kommentaren wissen, welche betriebswirtschaftlichen Themen für Sie ebenfalls interessant sind und einen eigenen Artikel verdienen.

4 Responses

  1. Spannend… nun die Grätchenfrage:
    wie löst Du das?
    kein Medienbruch und alles Digital, davon träumt jeder progressive Buchhalter (und ebenso graut 90% aller Buchhalter davor).
    Welche Software setzt Du ein?
    Wie löst Du die Aufbewahrungspflicht?
    Bin brennend interessiert!

    1. Vielen Dank für diese wichtigen Fragen, Flaviano

      Meine Kunden und ich arbeiten mit der Software von Abacus Research AG. Medienbrüche werden aktiv angegangen, indem die Lieferanten um digitale Rechnung (als gewöhnlicher E-Mail-Anhang im PDF-Format oder noch besser im ZUGFeRD-Format) gebeten werden. Glücklicherweise machen hier die meisten Lieferanten mit. Bei jenen Rechnungsstellern, welche hartnäckig an Papierrechnungen festhalten, muss man mit dem Scanner zu leibe rücken. Gelangen Rechnungen als E-Mail-Anhang zu uns, können sie mit Drag & Drop ins Buchhaltungssystem transferiert und verbucht werden. Spesenbelege werden mit der Smartphone-App fotografiert und ans Hauptsystem übermittelt. Jeder Buchung wird so der Ursprungsbeleg zugewiesen.

      Bezüglich der Aufbewahrungsfrist bietet Abacus eine, aus meiner Sicht, sehr elegante Lösung in Form eines Archivierungsmoduls. Damit können die gesamten Buchungen inkl. Ursprungsbelege eines Geschäftsjahres sowie zusätzlich angelegten digitalen Dossiers in das digitale Archiv verschoben werden und erhalten einen revisionssicheren Zeitstempel. Diese Archiv-Dokumente sind jederzeit einsehbar, jedoch nicht veränderbar. Der Software-Hersteller stellt sicher, dass die Archiv-Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sind.

      Zugegeben, wir sind in der Realität noch meilenweit von der perfekten Lösung entfernt. Doch ich bin davon überzeugt, dass wenn jeder von uns einen Schritt in die angestrebte Richtung unternimmt, wir diesem umfassend digitalen Ziel näherkommen.

      Welche Erfahrungen hast du mit der Reduktion von Medienbrüchen und der Kooperation der Lieferanten gemacht? Ich bin gespannt auf deine Rückmeldung.

      1. Meine Erfahrungen sind leider etwas ernüchternd:
        Ausser Abacus und SAP kenne ich keine Software, die auch nur annähernd im digitalen Bereich unterwegs sind.
        Aber auch bei Abacus: es braucht einen manuellen Eingriff eines Buchhalters, also Mensch. Mensch=Medienbruch.
        Bexio blufft zwar viel in diesem Bereich, hingt in der Realtität aber massiv hinterher. DoXeo war etwas vielversprechendes, wurde aber eingestampft.
        E-Rechnung bzw. ZUGFeRD sind auf dem richtigen Weg.
        Ziel sollte es ja sein, dass die Software den Beleg nicht nur ablegt, sondern auch von A-Z eff. verarbeitet.

        1. Vielen Dank für diese Erfahrungen. Es scheint, als hätten wir noch einiges zu tun, bis unser Ziel erreicht ist.
          Aus meiner Sicht, ist die Software – welche Prozesse vollautomatisiert durcharbeitet – nur ein Puzzleteil. Ich begegne auch immer wieder Menschen, welche sich der digitalen Zukunft verweigern, obwohl kein Weg daran vorbeiführt. Die Kontrolle über gewisse Prozesse einer abstrakten Maschine abzugeben, fällt vielen schwer. Den Menschen diese Angst zu nehmen ist eine eigene Herausforderung.

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