Buchhaltungskosten durch frühzeitige Planung optimieren

Warum, wann und wie sollen die Buchhaltungsarbeiten organisiert werden, um eine optimale Balance zwischen externen Buchhaltungskosten und eigener zeitlicher Kapazität zu erreichen?

Kürzlich nahm ich an einem Business-Treffen mit Personen aus diversen Branchen teil. Eine Person trat an mich heran und erzählte mir, sie habe sich gerade selbstständig gemacht und sei noch auf der Suche nach einem Treuhänder. Ob ich den mal Zeit für ein Gespräch zum Thema Buchhaltung hätte. Diese Zeit nehme ich mir sehr gerne.

Während dieses persönlichen Gesprächs erfuhr ich etwas mehr über diese Dame und auch das neue Unternehmen. Gerade die Hintergrundinformationen zur Person sind für mich von grosser Bedeutung. Sie zeigen mir auf, wo diese Person bezüglich

  • Privaten und beruflichen Fokus
  • zeitlicher Kapazität und
  • für unsere Zusammenarbeit relevantem Fachwissen (Buchhaltung, Sozialversicherungen, Steuern)

steht und wo ich sie abholen kann oder muss.

In diesem Fall waren die zeitlichen und finanziellen Ressourcen eingeschränkt und das Fachwissen nur in den Grundzügen vorhanden. Diese Damen wollte sich auf den Auf- und Ausbau des Unternehmens konzentrieren und die administrativen Arbeiten soweit wie möglich auslagern. Das Budget für die externe Buchhaltung war knapp bemessen.


Strukturierte Dokumentenablage senkt Kosten

Können Sie sich vorstellen, wie eine «Buchhaltung in der Schuhschachtel» aussieht? Genau! Ein wildes Durcheinander über Monate eingeworfener Rechnungen, Quittungen und Zettel. Die Schuhschachtel steht für alle in einem Unternehmen ein- und ausgehenden Dokumente und war der Legende nach auch in der Praxis üblich.

Wie in meinem letzten Beitrag geäussert, sollte die Buchhaltung jedoch einem sauberen, ordentlichen und chronologisch nachgeführten Tagebuch gleichen. Aus dem Tagebuch abgeleitete Jahresrechnung muss schlussendlich Auskunft über Erträge, Vermögen und Finanzierung liefern können. Wie kommen wir also von der Schuhschachtel zum Tagebuch und schliesslich zur Jahresrechnung?

Die Schuhschachtel muss mir als Treuhänderin folgende Fragen beantworten können:

  • Welche Rechnungen wurden an den Kunden gestellt (Hinweis auf Erträge und Vermögen)?
  • Welche Rechnungen haben die Kunden tatsächlich bezahlt (Hinweis auf Vermögen)?
  • Wie haben die Kunden bezahlt? Bar, Banküberweisung, Kreditkarte (Hinweis auf Vermögen)?
  • Welche Auslagen wurden getätigt (Aufwändungen können von den Erträgen abgezogen werden oder Investitionen als Vermögen)?
  • Wie wurden diese Auslagen bezahlt? Bar, Banküberweisung, Portemonnaie der/des Unternehmensinhaber*in (Hinweis auf Finanzierung)?


Auf den ersten Blick wird klar, dass eine Schuhschachtel voller wild durcheinander liegender Dokumente diese Antworten nicht auf Anhieb liefern kann. Es gilt erstmal, eine Struktur in das Durcheinander zu bringen, bevor ich mit der Buchhaltung beginnen kann. Muss ich mich um die Ordnung und Ablage dieser Unterlagen kümmern, wird es schnell sehr teuer. Bereits ein schlichter Bundesordner mit nach Zahlungsdatum sortierten Belegen ermöglicht mir eine effiziente Verarbeitung und dadurch tiefere Kosten für die Kunden.

Meine potenzielle Kundin machte einen strukturierten und gut organisierten Eindruck. Ich hatte also keine Schuhschachtel zu befürchten.


An Kernaufgaben der Geschäftsinhaberin/des Geschäftsinhabers anknüpfen, um Kosten tief zu halten

Geschäftsinhaber*innen haben in ihrem Alltag diverse Aufgaben zu erledigen. Einige davon können delegiert oder ausgelagert werden. Die Verantwortung bleibt jedoch immer beim Geschäftsinhaber/bei der Geschäftsinhaberin. Gerade bei Jungunternehmen führen die Gründer*innen gewisse Arbeiten lange selbst aus. Für die Buchhaltung bedeutsam sind hier zwei Aufgaben: den Endkunden die bezogenen Leistungen in Rechnung zu stellen und die eingehenden Rechnungen (möglichst fristgerecht) zu begleichen.

Klassischerweise werden Kundenrechnungen mittels einer Software erstellt, ausgedruckt, per Post an den Endkunden gesendet und auf den Zahlungseingang gewartet. Ähnlich sieht der Weg der eingehenden Rechnungen aus. Sie werden vom Unternehmen geprüft und im E-Banking zur Zahlung erfasst. Beide Rechnungsarten gelangen in einem Mäppchen oder Bundesordner später zu mir und werden in das Buchhaltungssystem eingegeben. Nach getaner Arbeit gehen diese Unterlagen zurück ans Unternehmen.


Noch während ich diese Zeilen schreibe, sträuben sich mir schon die Haare:

  • Die Unterlagen wandern durch mindestens drei paar Hände, was ich als ineffizient empfinde.
  • Ich sehe zudem nicht ein, weshalb dieselben Dokumente ein weiteres Mal verarbeitet und in ein anderes System übertragen werden sollen.
  • Dazu noch manuell, was die Fehleranfälligkeit erhöht.
  • Nicht zu vergessen ist auch das Papier, welches im Archiv landet, vergilbt und Geld kostet.
  • Zudem erlaubt die verzögerte Verarbeitung dieser Information auch nur eine verzögerte Aussage darüber, welche Stellschrauben justiert werden sollen, um das Unternehmen in die gewünschte Richtung zu lenken.


Ich möchte meinen Kunden lieber einen echten Mehrwert in Form von Beratung bieten können, welche sie unternehmerisch weiterbringt und grosse Risiken abwendet. Ich möchte mich nicht mit administrativer Verarbeitung aufzuhalten, welche problemlos auch von einem Computer übernommen werden kann. Meinen Kunden unterstelle ich, dass auch sie an ersterem interessiert sind.


Meiner potenziellen Kundin stellte ich daher die cloudbasierte Software von Swiss21.org inklusive dazugehöriger Smartphone-App vor, mit welcher ich selbst auch arbeite. Einmal individuell eingerichtet, kann sie heute mit dieser Software Kundenrechnungen erstellen, welche direkt und automatisch in die Buchhaltung fliessen. Sie hat immer einen Überblick über bezahlte und ausstehende Rechnungen und kann bei Bedarf die säumigen Kunden angehen.

Eingehende Rechnungen lässt sie sich heute nach Möglichkeit per E-Mail übermitteln und transferiert sie in dasselbe Tool. Gelangen die Rechnungen in Papierform zu ihr, müssen sie eingescannt oder mit der Smartphone-App fotografiert werden. Aus diesem System heraus können Zahlungen an das E-Banking übermittelt werden. Die Informationen fliessen ebenfalls automatisch in die Buchhaltung.

Für unterwegs ist die Smartphone-App eine geniale Sache. Quittungen und Spesenbelege können fotografiert und an das Buchhaltungssystem übermittelt werden. Alle Ergebnisse sind unmittelbar sichtbar und können als Entscheidungsgrundlage verwendet werden.

Mit diesem Teil der Buchhaltung habe ich als Treuhänderin nichts zu tun, sie wird vollautomatisch ausgeführt. Hierfür entstehen folglich keine externen Buchhaltungskosten für diese Kundin. Mein Auftrag besteht nun aus fachlichem Support bei komplexeren Fällen, dem Jahresabschluss und der Beratung zu besonderen Themen.

Die Buchhaltung lässt sich vollständig an die Kernaufgaben der Kundin koppeln und in den Arbeitsalltag integriert. Das Vorbereiten der Buchhaltungsunterlagen für den/die Treuhänder*in entfällt.


Die Buchhaltung muss mit dem Unternehmenswachstum mitgehen können

Die Buchhaltung sollte frühzeitig organisiert werden, da späteres Aufräumen und Aufarbeiten sehr zeitintensiv, aufwändig und nervenaufreibend werden kann. Wie die Buchhaltung konkret zu organisieren ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Wichtig erachte ich eine Organisation, die sich flexibel an das Unternehmenswachstum anpassen lässt. Dieser Aspekt ist auch bei der Auswahl einer geeigneten Software zu beachten.

Der im vorgestellten Fall gewählte Weg erlaubt nahezu jede spätere Anpassung. Die Kundin hat mir bereits den Zugriff auf ihre Buchhaltung erteilt, damit ich stichprobenartig prüfen kann, ob sie die Unterlagen korrekt verarbeitet. Sollte sie selbst zu einem späteren Zeitpunkt beispielsweise keine Kapazität mehr für die Zahlungsaufträge der eingehenden Rechnungen haben, kann ich diese Arbeit für sie übernehmen. Vielleicht stellt sie in ein paar Jahren eine Assistenz ein, welche sie vor Ort bei den administrativen Arbeiten unterstützt. Diese Assistenz kann ebenfalls mit einem eigenen Zugriff diese Arbeiten ausführen.

Ist die Kapazität dieser Software-Lösung eines Tages erschöpft, kann das Upgrade auf die Abacus-Software nahtlos erfolgen. Alle Stammdaten, das vollständige Dokumentenarchiv wie auch die gesamte Historie können übertragen werden.


Diese Kundin ist von unserer Arbeitsteilung begeistert und schwärmt besonders von der Smartphone App. Wohin ihre Reise geht, wird sind in den kommenden Jahren zeigen.
Wie die Unternehmensentwicklung aussehen und aus buchhalterischer Sicht angegangen werden kann, erzähle ich im nächsten Beitrag. Darin stelle ich ein Start-up mit mittlerweile knapp 20 Angestellten vor, welches ich seit der Gründung vor drei Jahren begleite und diverse Stufen der Digitalisierung eingeführt habe.


Die hier vorgestellte Möglichkeit, stellt nur eine unter vielen dar.
Welchen Weg haben Sie für sich gewählt?
Wo sehen Sie noch weiteres Optimierungspotenzial?
Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen.

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